保信观点

保信观点 | 员工虚假报销,用人单位能否解除劳动合同?

发布时间:2023-07-26
一、案 例 概 要

2013年8月1日,黄某入职到甲公司,双方签订书面劳动合同。劳动合同约定黄某应当遵守甲公司的规章制度,若黄某严重违反甲公司的规章制度,甲公司可以依法解除劳动合同。

2016年2月,甲公司认为黄某存在提供虚假发票、虚假报销的情形,于是向黄某送达《惩戒通知单》,并据此与黄某解除了劳动合同。

2016年3月1日,黄某不服甲公司与其解除劳动合同的决定,提出劳动仲裁申请,请求甲公司支付因违法解除劳动合同的二倍赔偿金37033.50元及2014年10月30日至2016年2月4日的加班费5876.20元。仲裁裁定甲公司支付黄某违法解除劳动关系赔偿金人民币37033.5元,没有支持甲公司支付黄某加班费的请求。黄某不服裁决,提起民事诉讼。


二、法院判决 

一审判决驳回原告黄某全部诉讼请求,二审判决维持原判。


三、法院认为

1、一审法院认为

一审法院生效裁判认为:本案系劳动争议纠纷。用人单位与劳动者之间建立平等的劳动合同关系,双方均应按照劳动合同的约定履行各自的权利和义务。劳动者严重违反用人单位的规章制度的,用人单位可以解除劳动合同。本案争议的焦点系甲公司与黄某解除劳动合同是否合法。根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六条的规定,在劳动争议纠纷案件中,因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬等决定而发生劳动争议的,由用人单位负举证责任。甲公司与黄某解除劳动合同的理由是认为黄某存在虚假报销情形,故申请人民法院依职权对黄某在出差酒店的登记入住情况依法调查。经本院对黄某于2014年11月3日至2015年7月11日期间共六家酒店的入住信息进行调查,其中三家酒店未查询到黄某的入住信息,一家酒店的入住地点与黄某报销凭证记载的酒店不符,两家酒店已查到黄某的入住信息,证明黄某确实入住。黄某在报销时,除提交酒店发票外,还亲自填写了“出张明细”,注明出差时间、酒店名称,出差天数、住宿费单价及总价。“出张明细”加盖了酒店公章,有黄某签名,能够认定是黄某本人在出差地现场填写。现经本院调查,黄某出差时不止一次存在未实际入住酒店的行为。黄某未入住酒店而持该酒店发票报销住宿费用的行为,已构成虚假报销。甲公司依据单位内部《惩戒规定》,以“存在虚假或者故意错误报告的或者制作虚假文件、数据行为”为由,对黄某处以一级惩戒即解除双方劳动合同并无不当。黄某主张用人单位违法解除劳动合同应支付赔偿金,无事实及法律依据,本院不予支持。

黄某主张住宿费发票存在用人单位伪造的问题。本院认为,因“出张明细”与住宿费发票是一一对应的,而黄某在出张明细上已签名确认,故不存在原告所主张的被告提供虚假住宿费发票的问题。

黄某提出查询入住信息不能排除公安系统存在故障、酒店未及时上传等因素,故对查询结果不认可。本院认为,按照《旅馆业治安管理办法》的有关规定,旅客入住旅馆必须持身份***入住登记手续。假使有系统故障或酒店未及时上传因素,也属偶然事件,不可能发生黄某入住的酒店大部分都查不到登记入住信息的情形,故本院对黄某该项抗辩主张不予支持。

黄某主张返扣款1411元。该事项未申请仲裁委员会予以仲裁,本院不予审理。

黄某主张2014年10月30日至2016年2月4日期间的加班费。本院认为,依据被告《考勤与休假管理制度》,加班需提出申请并经审批。原告主张的加班未经审批,仅凭打卡记录,不能认定存在加班事实,故原告诉请加班费证据不足,本院不予支持。


2、二审法院认为

本院认为,关于甲公司是否应向黄某支付经济赔偿金的争议。本案中,黄某多次持未实际入住酒店的发票报销住宿费的行为,已构成虚假报销。此行为违反基本的职业道德和劳动纪律,用人单位可以依据规章制度予以处理。虽然黄某抗辩其住宿记录可能由于酒店网络系统等原因没有上传至公安信息网,但其并未提供证据予以证明,故本院对其此抗辩不予采纳。2013年11月25日甲公司工会对“惩戒规定”进行了确认,且黄某于2013年12月6日签字确认了其阅读并知悉标准号码为CH-HR1311的“惩戒规定”。虽然标准号码为CH-HR1311的“惩戒规定”有多个版本,但无论哪个版本的“惩戒规定”对于虚假或故意错误报告或为此制作虚假文件数据的惩戒行为并无区别。故黄某对于虚假报销的后果是知悉的,《惩戒通知书》的内容是明确的。甲公司依据用人单位规章制度对黄某的虚假报销行为作出解除劳动合同的处理并无不当。综上,甲公司与黄某解除劳动合同合法,甲公司无需向黄某支付经济赔偿金。

关于甲公司是否应向黄某返扣款1411元的争议。根据《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第五条规定,发生劳动争议,当事人不愿协商、协商不成或者达成和解协议后不履行的,可以向调解组织申请调解;不愿调解、调解不成或者达成调解协议后不履行的,可以向劳动争议仲裁委员会申请仲裁;对仲裁裁决不服的,除本法另有规定的外,可以向人民法院提起诉讼。据此可见,劳动争议审理遵循仲裁前置原则,本案中,黄某返主张返还扣款1411元的诉讼请求并没有经过劳动仲裁前置程序审理,故本院不予审理。

关于甲公司是否应向黄某支付2014年10月30日至2016年2月4日加班费的争议。根据《中华人民共和国民事诉讼法》第六十四条规定“当事人对自己提出的主张,有责任提供证据”。本案中,依据甲公司《考勤与休假管理制度》,加班需提出申请并经审批。黄某主张的加班未经审批,黄某仅提交了打卡记录,尚不能认定存在加班事实。黄某提出了甲公司应支付加班费的请求缺乏充分证据予以证明,应承担不利后果,故对于黄某主张支付2014年10月30日至2016年2月4日加班费的请求,本院不予支持。

综上所述,黄某的上诉请求不能成立,应予驳回。


四、案例评析

本案属于劳动争议纠纷,本案的争议焦点在于甲公司与黄某解除劳动合同是否合法。本案需要由甲公司对其所主张的“黄某进行了虚假报销的行为”承担举证责任。若甲公司举证不能,则需要承担支付违法解除劳动合同赔偿金的风险。甲公司通过申请人民法院依职权对黄某出差酒店登记入住信息情况依法调查,调查结果确实也证实黄某存在多次持未实际入住酒店的发票报销住宿费的行为,黄某构成虚假报销。甲公司依据用人单位规章制度解除与黄某的劳动合同是合法的,甲公司无需向黄某支付经济赔偿金。

本案给我们的启示是:若用人单位主张劳动者虚假报销而与其解除劳动合同,用人单位应当持有确切有效的证据才行,而不能主观臆断。用人单位对于因客观原因不能自行收集的证据,可以向人民法院申请调查取证。或者,用人单位也可在制定的规章制度中将虚假报销明确规定为是严重违反规章制度的,这样的话用人单位可以因此根据《劳动合同法》第三十九条第二款与劳动者解除劳动合同关系。

用人单位在与劳动者解除劳动关系时始终应当慎重处理,建议最好是在咨询过专业律师后再进行处理,以免发生不必要的损失。

最后,以如何减少差旅费的虚假报销为例,用人单位可要求员工在外出前在微信群或其他方式进行报备,报备的内容包括时间、地点、工作内容等,待员工提供发票进行报销时,用人单位可将发票与员工此前的报备记录进行核实比对。员工虚假报销的行为会直接损害到用人单位的合法权益,用人单位可以通过制定完善的用人管理制度、加强报销流程管控等手段,避免因员工虚假报销而导致劳动纠纷。


五、相关法条


1、《劳动合同法》第三十九条

劳动者有下列情形之一的,用人单位可以解除劳动合同:

(一)在试用期间被证明不符合录用条件的;

(二)严重违反用人单位的规章制度的;

(三)严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的;

(四)劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系,对完成本单位的工作任务造成严重影响,或者经用人单位提出,拒不改正的;

(五)因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的;

(六)被依法追究刑事责任的。


2、《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六条

在劳动争议纠纷案件中,因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬等决定而发生劳动争议的,由用人单位负举证责任。